今回は、早く仕事を終わらせる方法・４選についてご紹介します！
次のような悩みを抱えている人は多いです。
ぴえんちゃん趣味や家庭を大切にしたいけど仕事が終わらない。。。
しう実は、ズルズルと残って仕事をしてしまうのを防ぐ方法があるねん
しう今回は仕事の効率化ができる４つの方法を紹介するな！
時間の使い方を上手に【仕事を終わらせる期間を決める】
時間の使い方が上手な人は仕事を終わらせるのも早いです。
しかし、時間の使い方を上手くするにはどのようにすればよいでしょうか？
ここでは
- To Doリストの作成
- 付箋の活用
- 簡単な仕事はすぐに終わらせる
の3つをご紹介します！
To Do リストの作成
1つ目の活用の方法は付箋に1日のTo Do リストを書くことです。
朝出勤して、仕事が溜まっているからとりあえずメールのチェックから始めていませんか？
出勤してすぐに、その日にすべき仕事、終わらせるべき仕事を書いてみてください。
また、To Do リストを作成するときには
- その日中に終わらせる必要がある仕事
- 翌日までに終わらせれば、大丈夫な仕事
- 期日は先だが、重要な仕事
の３つに分けるとスケジュール管理がつけやすくなります！
毎日、仕事をしていると体調が悪い日も出てきます。
そのような時は、優先順位がはっきりしていると①の仕事を終わらせます。
そして、早く帰宅して休養をしようと優先順位をつけることができます。
PC好きな一郎君だけど、毎日To Do リストを作成するのは面倒だなぁ
しうその時は、3日もしくは1週間ごとにTo Doリストを作成してみるといいで！
付箋の活用
2つ目の方法は付箋で提出書類を目立たせることです。
仕事をしていると、上司や他の社員にお願いをする必要が出てきます。
仕事を頼みたい人が出張などでいない場合は、見てもらいたい書類を机の上などに置く必要があります。
しかし、その書類に気付かれなかった場合、無駄な時間を過ごすことになります。
そうならないための工夫が付箋を使うことでできます。
付箋を貼るときには接着面を下にして付箋が立つようにしてみてください。
書類が積まれている中で、付箋を立体的に利用することでより目立たせることができます。
また、そのひと工夫をすることで、あなたは仕事のできる人だというイメージを作ることができます。
優秀な上司ほど、そのような工夫に敏感です。
出世に全く興味がなく、定年前にリストラされてもかまわないという人は気にしなくても大丈夫です。
しかし、そうでない人はちょっとした工夫を取り入れてみるといいですよ。
しうIT業界はチャット文化なので、仕事を依頼した時はチャットで連絡しよう！
簡単な仕事はすぐに終わらせる
3つ目の方法は簡単な仕事はすぐに終わらせることです。
ついつい、すぐに終わる仕事の提出が遅くなることはないですか？
その積み重ねが仕事を早く終わらせるのを妨げます。
人間の脳は処理が終わっていない作業があると、無意識にキャパを使ってしまうそうです。
5分~10分以内に終わる作業はその場で終わらせてしまいましょう！
すぐに提出物を出すことで信頼を得ることができます。
スキルアップをする 【時間を作るための工夫】
仕事を早く終わらせるためにはスキルアップもしましょう！
スキルアップに向けて、
- スキルアップを目指したいスキル
- 改善策をまとめる
の２つについてご紹介します！
スキルアップを目指したいスキル
仕事を早く終わらせるにはスキルアップが不可欠です！
今まで2時間かかっていた作業を1時間で終わらせることができれば、1時間も時間が浮きます。
その時間でさらに自己研鑽をしたり、趣味を楽しむのもいいでしょう。
仕事を早く終わらせるために、おすすめのスキルは
- ExcelなどのPCスキル
- 整理整頓するスキル
- パターン化するスキル
- 出戻りを防ぐスキル
- 他の人にお願いするスキル
などがあります。
自分に必要だと感じるスキルを一つずつ磨いていきましょう！
しうIT業界で働くならExcelやサクラエディタのショットカットを覚えるのがおすすめやで！
改善策をまとめる
スキルアップをするためには、改善策をまとめることを習慣にしてみましょう！
仕事をしていると同じような業務も一定数あります。
毎週ある仕事もあれば、 １年に１回 ある仕事もあります。
毎週ある仕事は改善点を取り入れやすいですが、１年に１回しかないの仕事こそ、改善点をまとめておくようにして欲しいのです。
毎週ある仕事は規模が小さいものが多いですが、 １年に１回 の仕事の場合他の人も巻き込んでする仕事だったりします。
その分主担当の人はエネルギーを費やすことになります。
改善点をまとめて効率化を図らないことは、来年の自分にも周りの人にも迷惑をかけることになります。
また、改善点だけでなく、年間のスケジュールも記載しておくとわかりやすいです。
その年間スケジュールには実施の時期だけでなく、準備を始めた期間なども一緒に記載しておくと、来年度参考にしやすいです。
来年度は自分が担当しないかもしれません。
しかし、会社の人全員が担当した業務の改善点や反省点をまとめておくと、とても仕事がしやすくなります。
仕事の早い人は当たり前のレベルが高いです。
仕事が早い人は「多くの人が当たり前と感じても継続できないこと」を続けられる人です。
集中時間できる時間帯を知る【仕事を早く終わらせるために】
仕事を早く終わらせるためには集中できる時間帯も知りましょう！
結論から言うと人が集中しやすい時間帯は午前と定時直前の1時間です。
朝の時間は睡眠後に脳が回復しているので、集中しやすいです。
また、業務終了直前も締め切りが迫っている気持ちで集中しやすいからです。
逆に集中しにくい時間帯は、昼休み後の時間帯です。
ご飯を食べて、消化することにもエネルギーを使うので集中しにくいのです。
しう頭を使う作業（英語の読解やプログラミング、ブログの執筆）は集中しやすい午前中に取り組むと早く仕事を終わらせることができるで！
👇詳しくはこちらのブログで紹介しています。
しないことを決めること 【勇気を出す大切さ】
仕事を早く終わらせるには、しないことを決めることも重要です！
日本人は仕事を増やすことが好きですが、効率化を考える上で仕事を減らすことは避けて通ることができません。
あれもこれもと手を出すのではなく、今の時期では一番大切なことは〇〇〇だと決めることが必要です。
しう何も考えずに、毎年同じ方法でしてるから今年も同じ方法でいこうと、決めることはやめておいた方がいいで！
教育現場で働いたことがありますが、出勤簿について紙の用紙で監査を受けていました。
現在はPC上で生徒の出席を管理できるので、そちらでチェックを受ければいいのにもかかわらずです。
そのため、出勤簿を教室から回収したり、無駄な手間がかかってしまいます。
PC上だけで完結できるのであれば、紙の作業はなくしてしまえばいいのです。
考える手間を惜しんで、無駄なことをして疲労が溜まっていくことは避けるようにしましょう。
よりよい方法を検討したうえで、同じ方法になってしまう場合はいいです。
しかし、慣習だからといって変化ができない人間は今の時代淘汰されてしまいます。。。
まとめ
いかがでしたか？
今回は仕事を早く終わらせるための方法を
- 時間の使い方を上手に【仕事を終わらせる期間を決める】
- スキルアップをする 【時間を作るための工夫】
- 集中時間できる時間帯を知る【仕事を早く終わらせるために】
- しないことを決めること 【勇気を出す大切さ】
の順にご紹介しました。
これで、業務の効率化を達成できます。
ぜひ、次に出勤した日に試してみてくださいね。
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