コロナウイルスが流行してから、1年以上たちました。
あなたの会社では、テレワークは導入されていますか？
「しう」の会社では、緊急事態宣言中はテレワークが活用されていたりします。
今回、テレワークに関して学びたいと思い、サイボウズ流・テレワークの教科書を読んだのでご紹介します！
※今回のブログでは
- ICT環境に関する問題
- コミュニケーションの問題
- マネジメントの問題
の3つの視点で見ていきます
記事の信頼性：年に100冊読む「しう」がオススメの本のみを紹介しています。
本当のテレワーク時代の到来【テレワークの教科書・サイボウズ流①】
テレワーク時代が到来して、初めはあたふたした方も多いと思います。
まず初めに、
- テレワークとは何か
- テレワークのメリット
をご紹介します！
👇今回ご紹介する本です。
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テレワークとは何か
テレワークとは何か？
ここでWikipediaに載っているテレワークの説明をご紹介します。
テレワーク（英: telework）あるいはテレコミューティング（英: telecommuting）とは、勤労形態の一種で、情報通信技術（ICT、英: Information and Communication Technology）を活用し時間や場所の制約を受けずに、柔軟に働く形態をいう。「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語。在宅勤務、モバイルワーク、リモートワーク、フレキシブルワークプレイスとも呼ばれる。また、テレワークで働く人をテレワーカーと呼ぶ。
Wikipedia
つまり、インターネットを利用して、会社から離れた場所で働くことをテレワークと言います。
一方、在宅勤務は、在宅という言葉が表すように家で業務をおこなうことです。
「しう」の勤務先でも同じ説明がされましたが、カフェで業務をすることは在宅勤務とは言わないそうです。
そして、このテレワーク。
コロナ過の前は制度だけあり、活用できていない企業が多かったです。
しかし、その常識が変わりつつあります。
あくまで「例外」だった働き方から、誰もが選べる働き方に変えるチャンスが来てるとも言えます。
テレワークのメリット
テレワークのメリットとしては
- BCP（事業継続計画）の確保
- 業務効率化
- 人事戦略
が挙げられます。
では、一つずつ見ていきましょう。
BCP（事業継続計画）
BCP（事業継続計画）は災害や感染症流行、システム障害時にどのように対応するかの計画です。
介護事業者はBCPの策定が義務化されるようになりますね。
テレワークが可能であれば、BCP（事業継続計画）も策定しやすいですね。
業務効率化
テレワークでは業務の効率化も可能です。
ペーパーレスにすることで業務効率の向上も期待できます。
また、業務の属人化も防ぐことができます。
仕事で、一部の人しか知らないブラックボックスをなくせるということです。
人事戦略
テレワークが可能であれば、採用戦略にも貢献できます。
10年前は通勤することができなければ、働くことができませんでした。
しかし、テレワークが可能であれば、地方でも働けますし、
海外にいながら働くことも可能です。
そのような環境で働きたいと思っている人は多いのではないでしょうか？
このことは、離職防止にもつながります。
テレワークが根付かない理由
テレワークが根付かない職場では
- ICT環境に関する問題
- コミュニケーションの問題
- マネジメントの問題
があります。
そのことを解決するには、「制度・ツール・風土」から組織を見直す必要があります。
この3つの問題について一つづつ見ていきましょう。
ICT環境を整える【テレワークの教科書・サイボウズ流②】
ICT環境にお金を使うことは、コストではなく投資です。
今の時代、ICTを使いこなすことは必須です。
ここでは
- 抑えておきたいICT環境
- 安全に使えるネットワーク回線
について、見ていきましょう！
抑えておきたいICT環境
ハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク環境の３つが大切です。
ハードウェアについては、パソコンの用意だけでなく、
インターネットに接続できるスマートフォンかタブレットもあると便利です。
そして、ソフトウェアについてはチャットシステム（例：Slack）、テレビ会議システム、グループウェアがあるとよいでしょう。
インターネット環境については、デザリングできる機器、もしくはモバイルWi－Fiを用意しましょう。
安全に使えるネットワーク回線
公衆無線フリーWi－Fiを使うことはやめましょう。
情報漏洩の可能性が高まります。
仕事だけでなく、クレジットカードの利用も暗証番号が抜き取られる可能性がありので、気を付けましょう。
インターネット回線については、利用にIDとパスワードが必要なものを利用します。
つまり、普段から自宅でインターネットを接続するために利用している回線で問題ないです。
コミュニケーションの場を作る【テレワークの教科書・サイボウズ流③】
テレワークで問題となるものにコミュニケーションのあり方があります。
コミュニケーションに関する疑問や解決策、知りたくはありませんか？
ここでは、
- テレワークで本当にコミュニケーションが減る？
- コミュニケーションツール
- テレワークでも情報伝達を確実に
について、見ていきましょう！
テレワークで本当にコミュニケーションが減る？
テレワークでコミュニケーションは減るのでしょうか？
テレワークを導入している企業からは、「社内コミュニケーションが不足しているか不安に感じる」という声も多いそうです。
しかし、注意点としては、テレワークでは今まで隠れていたコミュニケーションの問題が顕在化するということです。
学生時代に親友とラインでやり取りしていても何も問題はなかったと思います。
その一方で先輩とラインで連絡した時は嫌な汗をかいた経験もあるかと思います(笑)
部活に所属していたらなおさらですよね。
つまり、テレワークではやり取りの頻度を増やすように心がけながら
普段の人間関係のありかたを見直すことも必要になります。
コミュニケーションツール
業務を補助するITツールには同期ツールと非同期ツールがあります。
同期ツールとは、リアルタイムで双方向のやり取りが可能であること。
（例：テレビ会議、電話）
非同期ツールとは、自分のペースで一方向に情報を発信して、やり取りをおこなうことです。
（例：チャット、メール、グループウェア）
普段の仕事では非同期ツール（チャットやグループウェア）を使いながら、面談や会議では同期ツール（テレビ会議）を使うなど目的に応じて使い分けましょう。
テレワークでも情報伝達を確実に
テレワークには、業務上の情報伝達とチームワークを高めるやり取りの２つがあります。
業務上の情報伝達は、基本的にチャットを使いましょう。
チャットであれば検索もできるので、便利です。
込み入った話や質問が多いときにはテレビ会議などが便利です。
特にチャットの内容を多くの人が見ることができる状態にしておけば、業務内容の可視化がされます。
業務の属人化を防ぐ工夫にもなります。
チームをマネジメントする【テレワークの教科書・サイボウズ流④】
最後にテレワークにおけるマネジメントについてご紹介します。
テレワーク気を付けることとしては
- 言葉で伝える力が求められる
- マネジメントには２つの側面がある
- 過去の報告を減らし、未来の話を増やす
- テレワークで人事評価は変わるのか？
があります。
具体的何が必要か、見ていきましょう！
言葉で伝える力が求められる
テレワークではいつも以上に、言葉で伝える力が求められます。
対面ではマネージャーの作る空気感で、伝わることも多かったでしょう。
しかし、テレワークではそれができません。
マネージャーが伝えるべきことを伝え、チームで建設的に話し合うためにも、明確な言葉を使うことが重要になります。
マネジメントには２つの側面がある
マネジメントには、人材マネジメントとプロジェクトマネジメントの２つがあります。
一人で両方する必要はなく、得意分野に応じて役割分担できるといいでしょう。
また、チームメンバーに、サブリーダーを決めたり、協力してもらうようにしましょう。
過去の報告を減らし、未来の話を増やす
テレワークでは、勤怠管理も問題になります。
ただ、知っておいて欲しいことは、業務報告は仕事の本質ではないんですね。
報告書を作成する時間を、システムの開発やお客様に営業をする時間に使った方がいいと思いませんか？
そのため、チームのマネジメントでは、過去の話ではなく、未来の話をできるといいのではないでしょうか？
過去の話だかりだと、報告や反省ばかりになります。
反省も時には必要ですが、未来に向けて何が必要か話し合うようにしましょう。
テレワークで人事評価は変わるのか？
テレワークでは、成果主義に偏りがちだと言われています。
しかし、業績として現れる数字だけでなく、プロセスも見るべきです。
そのためのオススメの評価方法は成長評価です。
各個人は目標を設定して、マネージャーがチームメンバーの成果や役割をきちんと見る。
そうすることで成長度合いを評価できるようにしていきましょう。
まとめ
いかがでしたか？
今回は
- 本当のテレワーク時代の到来【テレワークの教科書・サイボウズ流①】
- ICT環境を整える【テレワークの教科書・サイボウズ流②】
- コミュニケーションの場を作る【テレワークの教科書・サイボウズ流③】
- チームをマネジメントする【テレワークの教科書・サイボウズ流④】
の順番で、サイボウズ流・テレワークの教科書をご紹介しました。
テレワークの導入を考えて居たり、テレワークで悩んでいる人は、
ぜひ、参考にしてみてくださいね。
👇今回ご紹介した本です。
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